Alpha 作为一款集可视化与人工智能为一体的律所管理系统，如何更快更高效地对律所规范化建设提供帮助？律所管理者如何将 Alpha 与自身业务执行模式进行无缝结合呢？ 今天小编采访到了来自国浩律师（太原）事务所（以下简称“国浩太原”）的行政主管蒯晋，从“律所管理的痛点、如何通过 Alpha 解决、如何落地”三个层面出发，与我们分享 100% 使用率背后的高效能故事。 律所管理的痛点 审批流程繁杂，耗费的时间成本和人力成本高 蒯主管介绍，拿立案来说，律所立案做利冲时通常需要通过邮件进行，在邮件后面以附件的形式附上审批单，发起利冲审批。还加设了专门的风控专员岗位，建立一个内部利冲数据库，既要对接集团利冲的检索，又要对接内部利冲的检索，然后再以邮件的形式过审反馈。 此种方式的不便在于，一方面，通过发邮件的方式完成检索和审批，流程繁琐，对接人众多，工作量太大；另一方面，律师办案流程由于没有科学的方式进行管理，邮件较多时就容易出现疏漏。 此时，如何运用项目管理的思维，简化流程，使之更适用于律师办案，成为了解决问题的关键。 如何通过 Alpha 实现规范化管理 团队化思维+规范化运营，助力团队规范化管理 团队化，重点在于一个团队通过充分地沟通，明确各自的职责，对齐目标、形成合力；而规范化，强调的是执行过程中各个环节的标准与统一，让律所运营井然有序。 为更好地解决律所管理痛点，事务所联系到 iCourt 小橙子组织律师学习 Alpha 各项功能，并且落到了实处。 团队将之前的办案流程指引设计成了规范化的项目模板，各团队伙伴在办理案件的过程中，可以直接导入项目模板，根据团队分工分派任务，进而实现办案流程和进度的实时把控。 现在，国浩太原已经基本上形成了让 Alpha 的使用与律所管理、业务管理相互融合、相互促进的良性循环状态，实现了律所的无纸化办公。 如何落地项目管理 过去，国浩太原一直在探索更科学高效的管理方式。去年，全面启动了 Alpha 律所管理后，团队建立了新的管理体系，并设置了不同审批流程的审核规则。随着律所人员增加，工作量增加，合伙人如何通过监管制度，实现对案件的逐一监管呢？ 国浩太原结合自身特点，总结了以下三个方面的项目管理经验与审批流程图和大家分享。 1. 审批流程方面 大量的案件必然会导致团队将大量零散的时间花费在盖章申请、发票处理等与律所沟通的环节上，如果是异地办案，花费的时间更会成倍增长。 实施了全新的管理制度和审批规则之后，律所通过进行立案审批，能够设置事务所内部的利冲检索，专员只需要检索集团内部的利冲即可。团队可以从网页上甚至手机上，一键发起各类审批，律所行政和财务同事可以快速处理各类审批。 同时，线上审批形成了一个完整的流程，不需要线下互相同步，流程里的人都可以看到，这也降低了风控专员的时间成本和人力成本。 只有尽可能地简化并减少非法律业务的处理环节，才能保证团队对于业务的专注度与效率的大幅提升。 2. 案件风险管理方面 为了立案监管和放权的问题能同时解决，团队设置了监管机制，有专门的监督考核委员会，会定期抽查案件。 这样既不用安排专门的人来查看上百条的审批案件，确保了立案的监督管理，同时设置了相应的纠错流程。现在运转得非常好，对于律所管理体制的搭建是非常有帮助的。 3. 人才管理方面 比较明显的律所管理层面的改变，是通过服务促进律所建设，解决了律所放权和人才培养的一大难题。 制度做到了规范之后，团队这两年也在有意识地培养专门的项目负责人和有能力的监督委员会成员。 划分好工作范围并解决好人力分配是案件人力管理的核心要点，一定程度上降低了管理者的管理成本，提高了工作效率；同时保证规范立案的有效监督把控。 图 1：国浩太原报销审批流程图 图 2：国浩太原盖章审批流程图 图 3：国浩太原借款审批流程图 小结 以上，就是国浩太原如何通过 Alpha 简化工作流程，进行律师专属的、流程化的项目管理，实现资源配置最优化的故事。学会利用好项目管理思维、技能和工具，才能真正做好案件管理，打造高效能团队！